En el momento de crear un proyecto, es importante tener en cuenta todos los métodos que nos pueden ser útiles para manejar adecuadamente los tiempos de ejecución de las actividades. Una de las herramientas más utilizadas es el cronograma de actividades.
Al conocer mejor este método para organizar el tiempo te darás cuenta de los grandes beneficios que traerá a tu proyecto.
En este artículo te estaremos hablando de su definición, las herramientas que debes utilizar para hacer un buen cronograma, sus beneficios y mucho más.
¡Empecemos!
Seguramente varias veces has colocado en los buscadores “cronograma de actividades definición”, pero los resultados no siempre son los esperados. No te preocupes, a continuación te explicamos de qué se trata de una manera sencilla.
¿Qué es un cronograma de actividades?
Podemos decir que los cronogramas de actividades se han convertido en los mejores instrumentos en cuanto a la gestión del tiempo en las empresas.
Muchos utilizan esta herramienta para distribuir las actividades adecuadamente, definir el orden de las tareas y lograr calcular el tiempo de cada una.
Además es una de las mejores maneras de desarrollar, seguir y manejar cada actividad que se ha establecido dentro de un proyecto.
Cuando se realiza un cronograma de actividades se definen fechas y el tiempo exacto de duración de cada tarea. En otras palabras, nos permite tener un mejor control de la planificación de los proyectos.
¿Cómo hacer un cronograma de actividades?
Es importante que conozcas algunos pasos necesarios para poder crear un buen cronograma de actividades. Aunque para muchos resulte algo complicado, te aseguramos que con los siguientes consejos se te hará mucho más sencillo.
Veamos:
- Busca toda la información necesaria para la creación del cronograma: Es importante que conozcas toda la información clave del proyecto. Debes manejar la fecha de inicio, fechas de entrega, conocer cuáles serían algunos posibles obstáculos o las limitaciones que encontrarás en el camino.
- Identifica y establece las actividades: Luego de haber obtenido toda la información importante sobre el proyecto, puedes decidir cuáles serán las actividades a realizar y el momento exacto en el que deberán hacerse.
No olvides que cualquier actividad debe ser planificada previamente, no dejes a un lado los factores que puedan afectar el proyecto o las tareas que esperas realizar.
- Define una secuencia: Recuerda que algunas actividades dependen de otras, mientras que encontramos ciertas tareas que se pueden ejecutar al mismo tiempo y otras que no.
Solo identifica en que grupo se ubica cada una de ellas para saber cuál o cuáles ejecutar primero.
- No olvides identificar los recursos necesarios: No podemos dejar este punto por fuera, además es importante que conozcas que necesitarás más allá de los recursos materiales.
Identifica cuál será en grupo encargado de hacer cada actividad o la persona, además del costo que tendrá al momento de ejecutarla. Recuerda que si no se coordinan adecuadamente los recursos, lo más probable es que te atrases con las entregas.
- Calcula el tiempo de las tareas: Ya en este punto debes tener muy claro cuáles serán las actividades, como se harán y hasta los recursos necesarios, ahora puede empezar a calcular el tiempo que durará cada tarea.
- Reparte las actividades: Una misma persona o grupo puede cargar con la responsabilidad de ejecutar todas las actividades, por lo tanto te aconsejamos distribuir las actividades por grupos dependiendo de la naturaleza de las mismas.
- No olvides el cronograma: Aunque llegaras a este punto, no quiere decir que puedes dejar el cronograma esperando que funcione correctamente sin supervisión.
No olvides revisarlo cada cierto tiempo, seguramente encontrarás en diferentes ocasiones algunas mejoras que se le pueden hacer.
¿Cuáles son las mejores herramientas para un cronograma de actividades?
Más allá de un cronograma de actividades en Excel, existen varias herramientas con las que la creación de un cronograma de actividades resulta más sencilla. Solo debes escoger la que mejor se adapte a las necesidades del proyecto.
En las siguientes líneas te las explicamos:
- El diagrama PERT: Sus siglas significan Proyect Evaluation and Review Technques o en español Técnicas de evaluación y revisión de proyecto.
Podemos decir que esta herramienta se recomienda en caso de que el proyecto sea muy complejo, además también puede servir como un complemento para otras herramientas.
Principalmente te ayudará a calcular el inicio y el fin de cada actividad, además de mostrar una relación entre cada tarea del proyecto.
- Método CPM: Conocido por muchos como el método del camino crítico, ayuda a definir cuál es la ruta más corta para finalizar el proyecto, además hace más sencillo el seguimiento del mismo y al mismo tiempo su control.
- El Diagrama de Gantt: No porque lo mencionemos de ultimo quiere decir que sea el menos importante. Todo lo contrario, es uno de los más utilizados al momento de crear cronogramas de actividades.
No importa el tamaño del proyecto, el tipo de empresa que manejes o lo complicado que sea llegar al objetivo, esta herramienta es ideal para todo tipo de proyecto.
Haciendo uso de barras horizontales se indica el inicio y el fin de las actividades que se desean realizar, además se trata de definir cómo será el desarrollo de cada una de ellas.
Para muchos ha resultado excelente al momento de tomar cualquier decisión, por otra parte también hace que el seguimiento del cronograma sea más sencillo.
En este punto te habrás dado cuenta de lo sencillo que puede ser realizar un cronograma de actividades, además hoy en día se cuenta con herramientas que lo hacen más fácil.
Pero ¿Qué te parece si avanzamos un poco más en este tema?
Veamos otros datos importantes:
¿Sabes cuándo utilizar un cronograma de actividades?
En caso de que aún no tengas claro de en qué momento utilizar un de estos cronogramas, te daremos algunos ejemplos:
- Ideal para equipos de trabajo numerosos.
- Cuando se está en presencia de una estructura organizativa compleja o proyectos del mismo tipo.
- En la gestión de los roles del equipo.
- Al estar frente a un proyecto con recursos limitados.
- Cuando se tiene que finalizar el proyecto en un periodo de tiempo muy corto.
- Si descubre que hay muchas actividades difíciles de ejecutar.
- Cuando dentro de la organización es muy importante mantenerse en constante contacto.
- En caso de encontrar una planificación que tenga muchos cambios.
¿Cuáles son los beneficios de un cronograma de actividades?
Primero que nada recuerda que este tipo de herramientas beneficio tanto a la organización como a los integrantes de la misma. Sabemos que los objetivos se cumplen cuando se tiene una excelente organización, compromiso y buena motivación.
Sin embargo, los cronogramas de actividades han resultado ser más accesibles para cualquier persona que forme parte del equipo de trabajo.
Pero no solo eso, también existen otros beneficios y te los mencionamos en las siguientes líneas:
- Ayuda a identificar las actividades necesarias para alcanzar los objetivos de la organización.
- Muestra cuales son las prioridades, lo que permite dar un orden lógico a cada tarea.
- Define los tiempos y además ayuda a asignar las responsabilidades de los integrantes en el equipo de trabajo.
- Permite hacer un estudio a fondo acerca de los recursos necesarios para realizar cualquier actividad.
- Ayuda a identificar cuál será la manera indicada para distribuir los recursos con los que se puede llegar más rápido a la meta.
- Aporta seguridad sobre las metas que se van logrando poco a poco en el camino al objetivo principal.
- Permite hacer un estudio acerca de la manera en que los obstáculos del camino pueden afectar tanto las tareas como los resultados que se obtendrán al finalizar.
- Muestra cuáles son las actividades que dependen de otras, como las que no pueden empezar si no ha finalizado alguna, las que no empiezan si no empieza la siguiente o las que no terminan hasta que no empiece alguna otra.
Algunos métodos para evaluar el cronograma.
Ya cuando tienes todo el esquema del cronograma completo debes hacerle una última revisión, para asegurarte de que todas las actividades están acorde con los recursos necesarios para ponerlas en marcha.
También es importante que a medida que se avance revises constantemente el cronograma de las actividades de un proyecto.
Algunos métodos para hacerlo son los siguientes:
- El análisis What If: Con este método podrás tener una idea de lo que serían diferentes escenarios, se utilizan simulaciones con las que se muestran los efectos de las dificultades con las que se puede encontrar un proyecto.
Cuando se tiene una idea de los posibles riesgos, es mucho más fácil estar preparados. En este caso se tienen listas las decisiones a tomar en cada escenario para poder afrontarlas inmediatamente en caso de que aparecieran.
- Nivelación de recursos: Este método muestra la posibilidad de no contar con los recursos necesarios para ejecutar las actividades. Aunque muchas veces permite asegurar que no se estén llevando los recursos más allá de lo necesario.
Cuando se utiliza este método y se observa que los recursos están disponibles solo de manera limitada, es necesario cambiar algunas actividades con las que se distribuyan mejor dichos recursos.
- Método de la cadena crítica: Generalmente se agrega más tiempo entre las fechas de inicio y fin de las actividades para asegurar que se cuenta con los recursos necesarios en caso de modificarse el límite de entrega. Principalmente busca eliminar los errores en cuanto a recursos.
Como habrás notado no es tan difícil de crear un cronograma de actividades, además los beneficios que ofrece hacen que valga mucho más la pena utilizar este tipo de herramientas.