Muchas veces se nos presenta la ocasión de realizar un proyecto, bien sea personal, social o de trabajo, y, sin embargo, no siempre tenemos una idea clara de cómo hacerlo correctamente por lo que decidimos abandonarlo incluso antes de empezar.
¡Pero no te preocupes! Por increíble que parezca no es tan complicado si logras seguir una planificación adecuada sin dejar a un lado los factores más importantes.
Hoy te traemos este artículo con un paso a paso para que tú realices un proyecto exitoso, además te hablaremos de los elementos más importantes que lo conforman y te nombraremos los tipos de proyectos más comunes en la actualidad.
¡Empecemos!
Para poder realizar un buen proyecto es necesario empezar por conocer su concepto, a continuación, te explicamos mejor de que se trata:
Podemos decir que un proyecto es una serie de actividades que realizan algunas personas o empresas para alcanzar un objetivo. Todas las actividades que se realizan son planificadas con anterioridad y además están relacionadas entre sí.
Cuando surgen algunas necesidades se busca la manera de solucionarlas, es en ese momento en el que aparecen los proyectos.
Este tipo de iniciativas merecen una planificación a largo plazo, en donde se deje claro la manera en que serán utilizados los recursos disponibles.
Pero esto no es todo, los proyectos están formados por una serie de elementos importantes tales como:
- Planificación Estratégica: Es aquí donde se define el propósito del proyecto y como se realizarán las actividades, tareas o fases para alcanzar el objetivo principal.
- Alcance: Toma en cuenta la cantidad de personas que formarán parte del proyecto y el impacto que tendrán los resultados.
- Tiempo: Ayuda a definir el lapso que se tomará el proyecto desde el diagnostico hasta llegar a la evaluación de los resultados.
- Desarrollo: Este elemento va a la par con la fase de ejecución, ya que es cuando se empiezan a ejecutar todas las acciones planeadas anteriormente.
- Buena comunicación: Uno de los elementos claves para hacer un proyecto es la comunicación entre todos los interesados, bien sea para informar acerca de los avances o para realizar una toma de decisiones.
- Recursos: Para poner en marcha lo que se ha planteado es necesario contar con todo tipo de recursos, desde herramientas, presupuestos o equipos, hasta el personal con el que se espera trabajar.
Pasos para Hacer un Proyecto.
Ten presente que los proyectos pueden ser de diferentes tipos, sin embargo, algunos tienen aspectos en común. Por ejemplo, si se tiene una idea de cómo hacer un proyecto educativo, será más fácil saber cómo hacer un proyecto escolar ya que ambos tienen el mismo enfoque.
Para poder realizar un proyecto de la forma correcta es importantes que sigas cada uno de los pasos que te traemos a continuación:
- Define el objetivo del proyecto: Es importante tener claros los motivos por los que estas iniciando esta aventura, saber cuál es la meta principal del proyecto.
Aunque en el camino puede parecer que el objetivo ha cambiado por completo debido a la cantidad de cambios que se le puede hacer al proyecto, debes saber que no es así.
- Investigación: Antes de empezar a planificar es necesario obtener la mayor información posible acerca del objetivo principal del proyecto. Para ello puedes empezar con una investigación cualitativa.
Te recomendamos realizar una reunión conocida como Kick Off donde se encuentre todo el equipo con el que estarás trabajando y se puedan aclarar muchas dudas con respecto a las metas y acciones que se deben poner en marcha.
Seguramente te estarás preguntando “¿Para qué sirve esto?”, la respuesta es muy simple:
Mientras más dudas aparezcan en el momento de la reunión, se podrá crear un mejor proyecto y la toma de decisiones será más eficaz en el futuro.
- Escoge el tipo de metodología: Dependiendo del tipo de proyecto que desees emprender será la metodología que utilizarás, generalmente esto se define cuando se recoge la información en el paso anterior.
Por ejemplo, existen algunas metodologías agiles con las que se pueden manejar los cambios de última hora o los contratiempos que puedan aparecer en el camino. Estas son ideales para proyectos que generan algunas inseguridades.
Además existen las metodologías predictivas con las que es más sencillo conocer el tiempo necesario para entregar alguna actividad o como finalizar el proyecto en el tiempo indicado.
Aunque no lo creas existen en la actualidad algunos gestores con los que se pueden aplicar ambas metodologías en los proyectos y es posible obtener mejores resultados adaptados al mercado actual.
Ten presente que el combinar ambas metodologías ofrece mayores beneficios ya que permite realizar una planificación basada en lo que se quiere, se busca y lo que se tiene.
- Empecemos a planificar: Una de las mejores maneras de hacerlo es creando vínculos entre todas las actividades que definimos al principio del proyecto.
En otras palabras, hasta que no se termine una actividad no será posible seguir con la siguiente ya que el resultado de la primera será de gran importancia para la siguiente.
Recuerda que es necesario poner en marcha el equipo, por lo que al mostrar la primera planificación será posible pasar a ejecutar el plan.
- Verifica los recursos con los que cuentas: Cuando se realiza correctamente el paso anterior se identifican los recursos con los que se cuentan, además se distribuyen dependiendo de la actividad que se realice.
Es importante que indiques el consumo estimado y además que las personas que utilizaran los recursos indiquen cual es el consumo real.
- Crea un calendario para la comunicación: ¿Te parece un poco extraño?, pero, aunque no lo creas es una de las mejores maneras para mantener una comunicación efectiva entre todos los miembros del equipo.
Cuando planifiques recuerda incluir algunas reuniones de seguimiento y los puntos que se tocarán. Por ejemplo:
En la segunda reunión que planifiques es recomendable solo verificar como se está realizando cada actividad.
En la tercera, puedes realizar cambios importantes tomando en cuenta los resultados que observaste en la reunión anterior.
- Mantén una evaluación constante: Ya sabemos que es importante mantener una buena comunicación con el equipo, además de lo mucho que pueden influir las reuniones que se realicen.
Si llegaste a este paso puedes empezar a brindarle las herramientas necesarias al equipo para que ellos mismos realicen las evaluaciones sin importar el momento. Esto sirve para verificar que tan bien marcha el proyecto.
- No deseches los proyectos finalizados: Así como lo lees, no los deseches ya que puede ocurrir que en cualquier momento necesites reutilizar algún proyecto finalizado.
Si realizas trabajos parecidos constantemente, es posible que con algunas mejoras logres crear un nuevo proyecto. Es decir, a medida que lo vas reutilizando iras mejorándolo.
Por ejemplo: Si ya sabes cómo hacer un proyecto social, puede que haciendo algunos retoques logres conocer cómo hacer un proyecto de trabajo sin tanto problema.
¿Cuáles son los Tipos de Proyectos más Comunes?
Ya que sabes cómo realizar un proyecto, podemos mencionarte los más conocidos.
Aunque se pueden dividir de diferentes maneras, te los presentamos de la manera más sencilla:
Según la dificultad.
- Simples: Las actividades que conforman estos proyectos son sencillas, no ameritan una planificación muy extensa y el equipo de trabajo es reducido. Ademas no es necesario incluir ningún colaborador externo para alcanzar el objetivo.
- Complejos: A diferencia del anterior en este caso las actividades son complejas y están relacionadas entre sí, por lo que es necesario culminar una para avanzar a la siguiente.
Según la procedencia de los recursos.
- Privados: El capital de estos proyectos proviene de empresas u organizaciones privadas.
- Públicos: Son financiados por el gobierno o entes relacionados con el mismo.
- Mixtos: El capital de estos proyectos es dado tanto por entes gubernamentales como por empresas privadas.
Según los integrantes de la organización.
- Interno: Podemos decir que se trata de los proyectos en los que participa una empresa completa.
- Por departamentos: Son los proyectos que se realizan de manera independiente para mejorar alguna actividad realizada en el departamento.
- Matricial: En estos proyectos participan varios departamentos, además cada uno debe cumplir con una actividad específica.
- Externo: Se trata de los proyectos que realizan los consultores externos dentro de la empresa. En este caso se indica desde un principio cual es el proyecto que se necesita aplicar.
Según la finalidad.
- Producción: Como su nombre lo indica, son proyectos enfocados en generar algún bien teniendo un objetivo específico.
- Sociales: Son los que buscan mejorar la calidad de vida de muchas personas.
- Educativos: Cuando se crean uno de estos proyectos la finalidad es formarlos para que alcancen sus mentas en el futuro.
- Comunitarios: Estos proyectos son muy parecidos a los sociales, sin embargo en este caso las personas beneficiadas también participan en la ejecución.
- De investigación: Con estos se busca innovar en el mercado y generar mayores conocimientos con respecto al tema.
Como habrás notado son muchos los aspectos que se deben tomar en cuenta al momento de realizar un proyecto, desde sus elementos hasta los tipos de proyectos que conocemos en la actualidad.
Recuerda que cada proyecto es único y tiene tanto fecha de inicio como fecha de fin, aunque en ocasiones pueden ser reutilizados pero siempre y cuando se les realicen algunos ajustes para mejorarlos.